Slik unngår du e-posttabbene

Jeg skulle sende en e-post til tre personer. Etter at jeg hadde skrevet selve posten, begynte jeg å skrive inn mottakerne. Forslagene kom opp på autokorrektur. Jeg valgte, sjekket, og sendte. Men jeg hadde ikke sjekket godt nok. En som ikke skulle hatt e-posten fikk den, i stedet for den tiltenkte mottakeren.

11/12 2014 av Hans-Christian Vadseth

Heldigvis inneholdt ikke e-posten hemmeligheter. Og heldigvis fikk jeg raskt kontaktet den som ikke skulle hatt e-posten, slik at jeg kunne forklare glippen. Jeg fikk også fatt i den tiltenkte mottakeren, fikk beklaget og ryddet saken av veien.

Tabben fikk meg til å tenke på hvor fort gjort det er å gjøre slike feil. Og hvor lett det er å unngå dem. Det blir ikke mindre viktig når man vet at kunnskapsarbeidere bruker opptil en tredjedel av arbeidstiden på å lese og svare på e-post, ifølge en McKinsey-rapport fra 2012. Her følger derfor noen råd om god e-postskikk, og om hvordan du kan unngå å gjøre e-posttabber.

En del av tipsene har jeg fått fra Fipra, det globale nettverket av kommunikasjonsvirksomheter som First House representerer her i Norge. Annet er basert på egen erfaring. Uansett håper jeg du finner noe nyttig her:

Gjør e-posten lett å lese

  • Skriver du på norsk, skriv norsk. Vær forsiktig med forkortelser, sjargong og fremmedord som kan forvirre mottakeren. Unngå doble negativer i setningen, fordi slike setninger er lette å misforstå.
  • Skriver du engelsk, skriv enkelt. Mange av oss skriver ofte e-post på engelsk, til mottakere i ulike land og kulturer. Vær oppmerksom på lokale ord og utrykk som ikke er de samme i ulike engelskspråklige land.
  • Skriv kort. Bruk korte setninger og avsnitt. Unngå store tekstblokker. Mange leser korte e-poster så snart de kommer i innboksen, men sparer lengre e-poster til senere. Korte e-poster avføder ofte et raskt svar.
  • Inviter til skumlesing. Bruk grafiske virkemidler til å strukturere innholdet:
    • Kulepunkter
    • Nummererte lister
    • Uthevninger
    • Understrekninger og skråskrift.
  • Det gjør det lettere for mottakeren å få oversikt over innholdet.
  • Gi den viktigste informasjonen først. Er hovedpoenget begravet i femte avsnitt, kan mottakeren lett gå glipp av det.
  • Begrens deg til ett budskap per e-post. Leseren skal ikke behøve å lese seg gjennom en lang tekst for å komme til ditt viktigste poeng.
  • Husk stavekontroll… men ikke glem å lese gjennom selv også, med kritisk blikk på innhold og form.

Unngå blemmer

  • Sjekk halen! Når du videresender eller svarer på e-post, vær nøye med å sjekke hele «halen» av tidligere e-poster i e-posttråden, så du ikke uforvarende deler sensitiv informasjon med uvedkommende.
  • Ta deg god tid. I hektiske perioder kan det fort gå en kule varmt. Det er ikke alltid en god idé å svare der og da. Ta alltid en pause og les gjennom e-posten før du trykker «send». Hastverk er ofte lastverk når det gjelder e-post. Er e-posten viktig, be en kollega lese gjennom før du sender.
  • La «til»-feltet stå tomt … til du er klar til å sende e-posten. Dette reduserer faren for at du i et ubetenksomt øyeblikk sender en halvferdig e-post.
  • Sjekk hvem du sender til. Ikke trykk på sendknappen før du har sjekket en gang til at det er de rette mottakerne som får e-posten
  • Prøv å unngå å støte noen. I motsetning til skigarder, kan e-poster vare evig. De blir ofte videresendt, og derfor lest av andre enn den opprinnelige mottakeren. Unngå sterk ordbruk, kraftuttrykk og negativ omtale av andre. Hold deg til en tone som andre, selv utilsiktede tredjeparter, ikke vil ta anstøt av. Det er en nyttig øvelse å forsøke å skrive i en slik tone at selv ikke din argeste motstander ville bli støtt.
  • Ikke bruk «CAPS LOCK». Moderne e-postklienter tolker dette lett som spam, så e-posten ikke når frem. I TILLEGG OPPFATTER MOTTAKEREN AT DU ROPER HVIS DU BRUKER STORE BOKSTAVER.

Gjør e-posten lett å finne, sende og motta

  • Vær krystallklar i emne-feltet... Inkluder nok informasjon til at mottakeren forstår hva e-posten handler om uten å måtte åpne e-posten. Korte spørsmål og beskjeder kan legges rett i emnefeltet. Inkluder prosjektnavn, kundenavn eller andre nøkkelopplysninger, slik at e-posten lett kan søkes opp i ettertid.
  • … også når du svarer. E-post som besvares eller videresendes har ofte et innhold som ikke samsvarer med det opprinnelige emnefeltet. I så fall: Skriv et nytt emnefelt.
  • Unngå store vedlegg. Mange e-posttjenere har fortsatt problemer med å sende og motta store filer. Mange mottakere bruker e-post primært på mobile klienter, der store vedlegg betyr dyre megabyte i datatrafikk. Send for eksempel Powerpoint-filer som PDF, det tar mindre plass. Vurder å dele dokumenter fra skylagringstjenester med link til filen i e-posten, fremfor å sende som vedlegg.
  • Ikke bruk overdreven formatering. Hvis du ikke bruker kulelister, uthevninger eller andre virkemidler, kan du vurdere å sende e-posten som ren tekst, som er lettere å lese særlig for eldre og mobile e-postklienter.
  • Unngå logoer i e-postsignaturen. Disse vises hos mange mottakere som vedlegg, og gjør hver e-post unødvendig tung.
  • Lær deg filterfunksjonen i e-postprogrammet ditt. Disse sparer deg for mye tid når du skal sortere, arkivere og søke opp igjen e-post.

Send e-post til rette mottakere

  • Spørsmål-etikette: Stiller du noen et spørsmål, er det god praksis å sende e-posten kun til vedkommende. Kopierer du en rekke andre i samme e-post, kan det forstås som at du stiller vedkommende til veggs foran kunder eller kolleger.
  • Vær forsiktig med «Reply to all»: «Svar alle»-funksjonen bør ikke misbrukes, men forbeholdes tilfeller der svaret ditt virkelig er av verdi for samtlige i e-posttråden. Dersom du endrer fokus fra den opprinnelige tråden, endre emne og juster mottakere.
  • Dobbeltsjekk kopi og blindkopi: Kopier kun dem som virkelig trenger å informeres eller som du vil at skal handle på bakgrunn av e-posten din. Mottakere er ikke takknemlige hvis du bidrar til å fylle opp innboksen deres mer enn nødvendig. Kort e-post som «Ok», «Takk» og lignende trenger sjelden å deles med flere enn den opprinnelige avsenderen. Kopier derimot gjerne administrative assistenter og annet støttepersonell dersom du vet at dette gjør logistikken lettere for mottakeren.
  • Hold privat e-post privat. Bruk jobbe-posten kun til jobb, og skaff den en privat e-postadresse for annen korrespondanse.
  • Bruk riktig signatur… De fleste bedrifter har standardiserte e-postsignaturer. Når alle ansatte passer på å bruke denne, fremstår selskapet ditt som mer helhetlig og samkjørt utad.
  • … og fraværsmelding. Skal du være borte fra kontoret lenger enn den tiden du normalt bruker på å besvare en e-post, kan det være lurt å sette opp en automatisk fraværsmelding. Her er det god praksis å oppgi hvor ofte du sjekker e-post, om du kan nås på telefon, eller om du har kolleger som kan kontaktes hvis det haster.
  • Er du i tvil, ring. Folk verdsetter fortsatt muntlig kommunikasjon. Ofte får du svar raskere ved å plukke opp telefonen, og faren for misforståelser er betydelig mindre når folk kan høre intonasjon. Trenger du raskt svar, men ikke vil ringe, send en tekstmelding eller chat.

PS: Stadig flere selskaper tar i bruk interne planleggingsverktøy som Asana og Basecamp eller interne sosiale nettverk som Yammer eller Slack for å få bukt med e-post-monsteret. Giganten Facebook annonserte nylig at også de kaster seg ut i dette voksende markedet med sin egen tjeneste for bedrifter, Facebook at Work.

Felles for disse tjenestene er imidlertid at de fungerer best internt i bedrifter. Mellom bedrifter vil e-post etter alt å dømme være med oss i lang tid fremover.