Redegjørelse av aktsomhetsvurderinger 2024
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) pålegger større virksomheter å gjennomføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, i leverandørkjeder og hos forretningspartnere.
Følgende redegjørelse omfatter First House AS, og beskriver selskapet sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger i løpet av regnskapsåret 2024, inkludert funn i risikokartlegging og risikoreduserende tiltak.
Formålet med denne rapporten er å gi offentligheten et innblikk i vårt arbeid med å gjennomføre kontinuerlige aktsomhetsvurderinger for å redusere risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår verdikjede.
First House AS er opptatt av pålitelige kundehåndteringer, og motsetter seg enhver form for brudd på menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold i vår leverandørkjede og hos samarbeidspartnere. Vi arbeider for å styrke åpenhet og ansvarlighet i vår verdikjede ved levering av tjenester i tråd med lovens formål, og er forpliktet til å enhver tid etterleve gjeldende lover og forskrifter.
Generell informasjon
Om organisasjonen
First House AS (First House) er basert i Oslo, og er et full-service rådgivningsselskap innen ledelse, kommunikasjon, politikk og media. Vi tilbyr analyser, strategier, rådgivning og operativ kommunikasjonsbistand. Vi bidrar også med oppkjøp, fusjoner og børsnoteringer, og løpende investorkontakt. Vi har kunder fra privat og offentlig sektor på nasjonalt nivå.
Våre verdier er engasjement, kvalitet, mot og prestisjeløshet, og dette skal prege arbeidet vårt. I First House er vi er overbevist om at kunnskap og ulike perspektiver gir bedre beslutninger, løsninger, resultater – og et bedre samfunn. Vi setter sammen team på tvers av erfaring og kompetanse, og leverer skreddersydde løsninger som gjør at kundene våre oppnår mer.
Organisasjonsstruktur og forankring av arbeidet
Styret i First House AS har det øverste ansvaret for etterlevelse av lovkrav, inkludert åpenhetslovens plikter. Styret informeres løpende om virksomhetens aktsomhetsvurderinger, og er ansvarlig for å føre tilsyn med oppfølging av faktiske og betydelig potensielle negative påvirkninger i vår virksomhet, hos våre forretningspartnere eller leverandørkjede. Styret varsles ved alvorlige avvik på våre gjeldende retningslinjer.
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er forankret i ledelsen, og tilhørende prosesser, retningslinjer og rutiner for arbeidet redegjøres for i øvrig ledelse og styret. Daglig leder i First House AS er ansvarlig for at virksomheten etterlever lovens plikter, herunder gjennomføring av aktsomhetsvurderinger. Daglig leder har gitt representanter i ledergruppen mandat til å tilrettelegge for og følge opp arbeidet, samt tilrettelegge for at det foreligger aktiviteter som sikrer etterlevelse av åpenhetsloven i operativ drift, at informasjonskrav blir besvart og at det redegjøres for arbeidet i tråd med lovens plikter.
Rutiner og retningslinjer
First House er medlem av UN Global Compact (UNGC), verdens største nettverk innen bærekraft og business. Medlemskapet forplikter oss til å arbeide for bærekraft og ta samfunnsansvar, inkludert å integrere UNGCs ti universelle prinsipper for ansvarlig næringsliv som gir føringer for hvordan bedrifter kan sikre ansvarlig drift innen menneskerettigheter, arbeidsliv, antikorrupsjon og miljø[1].
Våre forventninger til egen drift, leverandører og alle forretningsforbindelser er gjengitt i våre standard oppdragsvilkår for leverandører og samarbeidspartnere, og ligger som vedlegg i alle avtaler. First House sine etiske retningslinjer bygger på internasjonale konvensjoner, deklarasjoner og retningslinjer for virksomheter. Retningslinjene er vedtatt av ledelsen og styret i First House.
First House sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. For å kontinuerlig overvåke risikobildet revideres overordnet risikobilde årlig, og følger metodikk i tråd med ISO standard 31 000 for risikostyring og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Vurderingene danner grunnlaget for løpende gjennomføring av grundigere aktsomhetsvurderinger.
For å sikre god gjennomføring og forankring av aktsomhetsvurderinger i virksomheten er ansvarlighet forankret i interne retningslinjer, og det er etablert rutinebeskrivelser for hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres i tråd med OECDs retningslinjer. Dette inkluderer forventninger om at det skal foreligge rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og at ansvar og myndighet er tydelig kommunisert.
Det er etablert et internt oppdragsutvalg med representasjon fra ledelsen som løpende evaluerer etiske retningslinjer for leverandører, håndterer og vurderer relevante saker ved behov, og hvor ansatte kan reise bekymringer rundt brudd på våre etiske retningslinjer.
Virksomhetens varslingsrutiner gir ansatte og innleide ressurser mulighet til å varsle om kritikkverdige forhold, og det oppfordres til å varsle gjennom verneombud, til nærmeste leder eller daglig leder.
Håndtering av negative påvirkninger
I det følgende redegjøres det for funn i aktsomhetsvurderinger gjennomført i virksomheten i rapporteringsåret, samt risikoreduserende tiltak i forbindelse med de gjenomførte aksomhetsvurderingene.
I rapporteringsåret ble den overordnede strategiske risikovurderingen revidert, som setter føringer for det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger. Den overordnede strategiske analysen vurderte risiko i egen virksomhet, hos våre forretningsforbindelser og leverandørkjede. First House har kartlagt og vurdert faktiske og betydelige potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
I risikovurderingen ble usikkerheter vurdert og evaluert basert på sannsynlighet for forekomst, alvorlighetsgrad og vår påvirkningskraft for forbedring. I kartleggingen ble ingen faktiske negative konsekvenser avdekket.
Som en kunnskapsbasert bedrift er våre innkjøp av produkter og tjenester, og forretningsforhold svært begrensede, og består i hovedsak av få leverandør- og forretningsforhold i Norge med langvarige kontrakter og tett dialog. Dette bidrar i stor grad til å redusere risiko i vår leverandørkjede og hos forretningsforbindelser. Basert på aktsomhetsvurderingen som er gjennomført knyttes størst risiko for negativ påvirkning til leverandørkjeden knyttet til følgende områder:
Teknologisk utstyr
Arbeidsforhold for eiendomsutviklers servicearbeidere
Leverandører
Gjennom aktsomhetsvurderingene ble det gjennomført en revisjon av våre største leverandører. Som en kunnskapsbasert bedrift er våre leverandører begrenset, og i hovedsak knyttet til leveranse av kontorutstyr og -tjenester. Gjennom den overordnede strategiske aktsomhetsvurderingen ble det identifisert iboende bransjerisiko knyttet til innleid arbeidskraft knyttet til renholds- og kantinetjenester, leverandører av IT-tjenester samt leverandører av teknologisk utstyr.
First House har i hovedsak norske leverandører som arbeider i tråd med norsk lovgivning, med langsiktige leverandørforhold og tett samarbeid med leverandører hyppig dialog gjennom rapporteringsåret. Dette er vurdert å fungere svært risikoreduserende, og det er ikke avdekket mistanke om kritikkverdige forhold eller brudd på våre retningslinjer som har behov for videre oppfølging. Eventuelle saker håndteres fortløpende.
Videre er andre forretningsforbindelser i stor grad knyttet til mindre leverandører av tjenester, som selvstendig næringsdrivende, med stor grad av selvstendighet og myndighet til å påvirke eget arbeidsforhold.
Det er ikke avdekket mistanke om mislighold eller brudd på våre etiske retningslinjer, og eventuelle saker håndteres fortløpende i det daglige arbeidet.
Egen virksomhet
Som en kunnskapsbasert bedrift er vi helt avhengige av at våre medarbeidere trives på jobb i et trygt arbeidsmiljø. Selskapet består av 46 medarbeidere per 31. desember 2024, som er vår viktigste ressurs.
Gjennom aktsomhetsvurderingene ble bransjerisiko knyttet til arbeidsforhold diskutert, men ikke vurdert som en risiko for våre medarbeidere. Som minstekrav arbeider vi i tråd med arbeidsmiljøloven, og vi har nulltoleranse for alle former for brudd på våre ansattes menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det gjøres løpende vurderinger knyttet til våre ansattes arbeidsforhold, og vi har flere tiltak og tilbud for at våre medarbeidere skal trives og oppleve trygghet på jobb, inkludert interne systemer for ressursstyring for å unngå overbelastning av enkeltpersoner. Vi har også tiltak for arbeidstrivsel som fokus på sosiale arrangementer og aktiviteter, fleksibel arbeidstid og gode person- og helseforsikringer. Våre medarbeidere har stor grad av fleksibilitet og mulighet til å påvirke egen arbeidshverdag.
Alle ansatte kan varsle direkte til sin nærmeste leder, direkte til daglig leder eller gjennom verneombud. Det er ikke mistanke om mislighold eller brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, og eventuelle saker håndteres fortløpende i det daglige arbeidet.
Forretningsforbindelser og kundeforhold
Med en bred portefølje av selskaper i norsk næringsliv kan det være risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre kunder, som i øvrig næringsliv. First House skal ikke bidra til negative påvirkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom våre kundeforhold.
Som risikoreduserende tiltak har oppdragsutvalget etablert retningslinjer for hvordan vi forholder oss til å unngå å bidra til negative påvirkninger på samfunn og mennesker. Oppdragsutvalget vurderer også fortløpende risikograden knyttet til våre kunder, og kundeansvarlig er ansvarlig for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger knyttet til våre kundeforhold og eventuelle forretningsforbindelser.
Øvrige forretningsforbindelser utover kundeforhold er i stor grad knyttet til mindre leverandører av tjenester og selvstendig næringsdrivende, med stor grad av selvstendighet og myndighet til å påvirke eget arbeidsforhold.
Det er ikke avdekket mistanke om mislighold eller brudd på våre etiske retningslinjer, og eventuelle saker håndteres fortløpende i det daglige arbeidet.
Veien videre
First House skal være en ansvarlig samfunnsaktør som skal sikre ansvarlige sosiale forhold i egen virksomhet, hos våre forretningsforbindelser og hos våre leverandører. I regnskapsåret ble det ikke avdekket faktiske negative påvirkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Likevel anerkjenner vi risiko knyttet til identifiserte betydelige potensielle negative påvirkninger, og vi vil fortsette å arbeide videre med de pågående aktsomhetsvurderingene som er igangsatt. Dette innebærer å gjennomføre kontinuerlige risikovurderinger, iverksette effektive tiltak og sikre god dialog og nære samarbeid med våre ansatte, leverandører og forretningsforbindelser.
I det videre arbeidet mot 2025 er det også satt tiltak for jevnlig intern orientering av våre medarbeidere for å sikre at alle er godt kjent med våre rutiner og retningslinjer for å forhindre negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Informasjonsplikten
Henvendelser vedrørende informasjonskrav i åpenhetsloven håndteres fortløpende av ledelsen i First House AS, og sendes skriftlig til post@firsthouse.no.
Vi mottok ingen henvendelser i rapporteringsperioden.
[1] United Nations Global Compact (2025). De Ti Prinsippene til United Nations Global Compact. Hentet fra: De Ti Prinsippene til United Nations Global Compact - UN Global Compact Norway
